Apa Itu Cash Management: Manfaat, Contoh Penerapan Beserta Kelemahan dan Kelebihan

Daftar Isi

 

Sumber Gambar : happay.com

Apa Itu Cash Management?

Cash management adalah proses pengelolaan dan pengendalian arus kas atau uang tunai yang masuk dan keluar dari perusahaan. Tujuan utama dari cash management adalah untuk memastikan ketersediaan dana yang cukup dalam operasional perusahaan serta mengoptimalkan penggunaan dana yang dimiliki.

Pada dasarnya, arus kas yang baik adalah arus kas yang stabil, artinya uang yang masuk dan keluar harus seimbang dan teratur. Hal ini sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu bisnis karena jika arus kas tidak teratur dan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dapat menyebabkan masalah keuangan yang dapat berujung pada kebangkrutan.

 

Manfaat Cash Management bagi Keuangan Bisnis

1. Menciptakan Likuiditas yang Cukup

Manajemen kas yang baik dapat membantu perusahaan untuk mempertahankan likuiditas yang cukup. Likuiditas adalah kemampuan suatu perusahaan untuk memenuhi kewajiban keuangan yang harus dibayarkan dalam jangka pendek. Dengan demikian, manajemen kas yang baik dapat meminimalkan risiko kekurangan kas dan memastikan kelangsungan operasional perusahaan.

2. Mengurangi Biaya Modal

Manajemen kas yang efektif dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya modal yang dikeluarkan. Apabila perusahaan memiliki arus kas yang stabil, maka perusahaan dapat meminjam uang dengan bunga yang lebih rendah dibandingkan dengan perusahaan yang memiliki arus kas yang tidak stabil. Selain itu, manajemen kas yang baik juga dapat mengurangi biaya lainnya seperti biaya penyimpanan kas dan biaya transaksi yang sering terjadi apabila arus kas tidak teratur.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan manajemen kas yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan dana yang dimiliki. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan melakukan penghematan pada pengeluaran yang tidak perlu. Selain itu, manajemen kas yang baik juga dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi sumber pengeluaran yang tidak efisien dan menemukan solusi untuk menguranginya.

4. Meminimalkan Risiko Kebangkrutan

Manajemen kas yang baik dapat membantu perusahaan untuk menghindari risiko kebangkrutan. Dengan memiliki arus kas yang stabil dan teratur, perusahaan dapat memenuhi kewajiban keuangan yang harus dibayarkan, seperti cicilan hutang dan gaji karyawan, sehingga dapat menghindari kemungkinan kebangkrutan.

5. Meningkatkan Kepercayaan Investor

Investor cenderung lebih percaya pada perusahaan yang memiliki manajemen kas yang baik. Hal ini karena perusahaan yang memiliki arus kas yang stabil dan teratur menunjukkan kesehatan keuangan yang baik dan dapat dipercaya untuk memberikan imbal hasil yang lebih baik. Dengan demikian, manajemen kas yang baik dapat meningkatkan kepercayaan investor dan membantu perusahaan untuk mendapatkan dana tambahan yang dibutuhkan.

6. Memungkinkan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Manajemen kas yang baik juga dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dalam mengelola keuangan. Dengan memiliki informasi yang akurat dan terkini tentang arus kas, perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat dalam mengalokasikan dana untuk investasi dan pengeluaran lainnya.

 

Kelemahan dan Kelebihan Cash Management System

Cash Management System (CMS) merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengoptimalkan pengeluaran dan penerimaan uang tunai di sebuah organisasi atau perusahaan. Dengan adanya CMS, perusahaan dapat mengontrol dan memantau aliran kas secara efisien dan efektif. Namun, seperti sistem lainnya, CMS juga memiliki kelemahan dan kelebihan yang perlu diketahui sebelum diterapkan dalam suatu organisasi.

Kelemahan CMS

1. Biaya Mahal

Salah satu kelemahan utama dari CMS adalah biaya yang dikeluarkan untuk mengimplementasikannya. CMS memerlukan investasi awal yang signifikan karena membutuhkan perangkat lunak dan peralatan tambahan. Selain itu, perusahaan juga harus melakukan pelatihan kepada karyawan yang bertanggung jawab dalam penggunaan CMS. Biaya ini dapat menjadi beban yang cukup besar terutama bagi perusahaan kecil dan menengah.

2. Butuh Waktu untuk Implementasi

Penerapan CMS membutuhkan waktu yang cukup lama sebelum akhirnya dapat berjalan dengan lancar. Proses implementasi harus dilakukan dengan hati-hati dan memerlukan penyesuaian dengan sistem yang sudah ada dalam perusahaan. Hal ini dapat menunda produktivitas dan memberikan tekanan bagi para karyawan yang bertanggung jawab dalam implementasi CMS.

3. Rentan Terhadap Kegagalan Sistem

CMS dapat menjadi rentan terhadap kegagalan sistem yang dapat menghambat aktivitas bisnis dan mengganggu aliran kas perusahaan. Kegagalan sistem dapat terjadi karena berbagai alasan seperti serangan virus, kerusakan hardware, atau kesalahan manusia. Jika tidak ditangani dengan cepat dan tepat, kegagalan sistem dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan.

4. Memerlukan Karyawan Ahli

Untuk memastikan penggunaan CMS yang optimal, perusahaan harus memiliki karyawan yang ahli dalam sistem ini. Hal ini dapat menjadi masalah bagi perusahaan yang tidak memiliki anggaran yang cukup untuk merekrut karyawan baru atau melatih karyawan yang sudah ada. Selain itu, kemampuan karyawan dalam mengoperasikan CMS juga harus selalu ditingkatkan sesuai dengan perkembangan teknologi yang terus berubah.

Kelebihan CMS

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Salah satu kelebihan utama CMS adalah dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan kas. CMS memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemantauan secara real-time terhadap aliran kas dan dapat mengidentifikasi masalah dengan cepat. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil tindakan yang tepat dan menghindari kehilangan uang yang tidak perlu.

2. Meningkatkan Akurasi dan Keamanan Data

Dengan adanya CMS, data keuangan perusahaan akan tersimpan secara terpusat dan terintegrasi. Hal ini membuat proses pengelolaan dan pelaporan keuangan menjadi lebih akurat dan efisien. Selain itu, CMS juga dapat meningkatkan keamanan data keuangan perusahaan karena dilengkapi dengan sistem otentikasi untuk mencegah akses yang tidak sah.

3. Memudahkan Pemantauan Kas

CMS memungkinkan perusahaan untuk memantau aliran kas secara real-time dari berbagai platform seperti komputer, smartphone, atau tablet. Hal ini memungkinkan manajemen atau pemilik perusahaan untuk tetap mengontrol aliran kas meskipun tidak berada di kantor. Dengan demikian, perusahaan bisa lebih responsif dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan kas.

4. Meningkatkan Pengendalian Internal

Dengan CMS, perusahaan dapat meningkatkan pengendalian internal terhadap aliran kas. CMS dapat membatasi akses informasi dan transaksi hanya untuk karyawan yang ditentukan. Selain itu, CMS juga dapat memantau aktivitas karyawan untuk mencegah kecurangan atau penyalahgunaan dana perusahaan.

Kesimpulan

Meskipun CMS memiliki kelemahan seperti biaya yang mahal dan memerlukan waktu serta karyawan ahli untuk implementasinya, kelebihan yang ditawarkannya seperti meningkatkan efisiensi dan produktivitas, meningkatkan akurasi dan keamanan data, memudahkan pemantauan kas, serta meningkatkan pengendalian internal, membuat CMS menjadi sistem yang sangat berguna dan efektif dalam pengelolaan kas perusahaan. Dengan memanfaatkan kelebihan CMS dan mengatasi kelemahan yang ada, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan kas dan memperkuat posisinya di pasar.

 

Contoh Penerapan Cash Management

Terdapat beberapa contoh penerapan cash management dalam operasional bisnis atau perusahaan, antara lain:

1. Cash Budgeting Cash budgeting adalah pembuatan anggaran kas yang mencakup estimasi penerimaan dan pengeluaran tunai. Dengan melakukan cash budgeting, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran dan memastikan ketersediaan dana untuk operasi dan investasi yang telah direncanakan.

2. Cash Collection Systems Penerapan sistem pengumpulan kas yang efisien, seperti pembayaran elektronik, autodebet, atau layanan portal online. Hal ini bertujuan untuk mempercepat proses penerimaan kas dan mengurangi jumlah hari penjualan yang belum terbayar (days sales outstanding/DSO).

3. Cash Concentration Cash concentration dilakukan dengan menggunakan teknik seperti sweeping atau pooling untuk mengkonsolidasikan dana dari berbagai rekening bank ke dalam satu rekening utama. Dengan cara ini, perusahaan dapat memaksimalkan jumlah dana yang tersedia untuk investasi atau pembayaran.

4. Petty Cash Management Manajemen dana kas kecil untuk pengeluaran sehari-hari. Perusahaan dapat membatasi jumlah dana yang tersedia dan memerlukan dokumentasi atau penerimaan untuk setiap penggunaan dana. Tujuannya adalah untuk memantau dan mengontrol pengeluaran.

5. Cash Disbursement Controls Penerapan kontrol yang ketat terhadap pengeluaran uang tunai, termasuk penggunaan sistem voucher dan persetujuan sebelum pengeluaran. Selain itu, perusahaan dapat menggunakan cek atau transfer bank daripada uang tunai untuk pembayaran besar.

6. Electronic Funds Transfer (EFT) Menggunakan transfer elektronik untuk membayar tagihan, upah, dan pembayaran lainnya. Dengan melakukan EFT, perusahaan dapat mengurangi biaya transaksi dan waktu yang diperlukan untuk pemrosesan pembayaran.

7. Working Capital Management Aktif mengelola komponen utama modal kerja, seperti piutang, persediaan, dan utang, guna memaksimalkan efisiensi penggunaan dana perusahaan.

8. Bank Reconciliation Melakukan rekonsiliasi secara berkala antara catatan akuntansi dan saldo bank. Hal ini dilakukan untuk memastikan akurasi catatan keuangan dan mengidentifikasi kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi.

 

Cara Mendaftar untuk Sistem Cash Management

Salah satu contoh penerapan cash management yang sering dilakukan adalah dengan melakukan rekonsiliasi bank. Proses ini penting dilakukan karena adanya perbedaan antara catatan keuangan perusahaan dengan catatan bank akibat penggunaan rekening giro.

Untuk mengatasi masalah tersebut, diperlukan rekonsiliasi bank secara berkala. Dengan melakukan rekonsiliasi, perusahaan dapat mengidentifikasi perbedaan atau kesalahan yang mungkin terjadi dalam pencatatan transaksi, misalnya deposit yang belum tercatat, cek yang belum dikliring, atau kesalahan entri bank.

Proses rekonsiliasi ini tidak hanya membantu dalam mendeteksi penipuan, menghindari biaya overdraft, namun juga memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi bisnis atau perusahaan untuk mendaftar ke sistem cash management yang disediakan oleh bank.

Berikut langkah-langkah cara mendaftar cash management:

1. Evaluasi kebutuhan spesifik bisnis terkait cash management sebelum mendaftar.
2. Pilih penyedia layanan cash management yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, contohnya bank yang menyediakan fasilitas cash management.
3. Cari informasi mengenai layanan cash management yang ditawarkan oleh bank di sekitar, bisa melalui kunjungan langsung ke cabang atau website resmi bank.
4. Setelah menetapkan bank yang sesuai, mengisi dan mengajukan aplikasi. Biasanya dibutuhkan data perusahaan dan informasi finansial secara detail.
5. Setelah aplikasi disetujui, perusahaan perlu mengintegrasikan sistem cash management dari bank ke dalam sistem keuangan yang sudah ada.
6. Latih staf terkait mengenai cara menggunakan sistem cash management baru, untuk memastikan pemahaman proses dan protokol yang ada.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, diharapkan perusahaan dapat melakukan cash management dengan lebih efektif dan efisien.