Apa Itu Sistem Dana Tidak Tetap? Cara Kerja, Penerapan, Keuntungan dan Kerugian

Daftar Isi

 

Sumber Gambar :beritausaha.com

Apa Itu Sistem Dana Tidak Tetap?

Sistem dana tidak tetap atau yang juga dikenal sebagai sistem dana tak terikat adalah metode pengelolaan keuangan yang tidak membatasi penggunaan dana pada tujuan tertentu. Dalam sistem ini, sumber daya keuangan dapat digunakan secara bebas tanpa adanya pengawasan atau pembatasan yang ketat.

Sistem dana tidak tetap seringkali digunakan oleh organisasi non-profit, seperti yayasan, lembaga amal, atau badan amal lainnya untuk membiayai berbagai program dan kegiatan yang dijalankan oleh organisasi tersebut. Dalam sistem ini, organisasi tersebut tidak harus mengikuti aturan tertentu dalam penggunaan dana, namun tetap harus mempertanggungjawabkan penggunaan dana tersebut kepada pihak yang memberikan dana.

Beberapa hal yang identik dengan penerapan sistem dana tidak tetap, antara lain adalah:

1. Tidak Ada Batasan Jumlah Awal
   Dalam sistem dana tidak tetap, tidak ada batasan pada jumlah dana yang awalnya dialokasikan untuk kas kecil. Dana tersebut dapat dikeluarkan sesuai kebutuhan, tanpa harus mengikuti alokasi awal tertentu. Hal ini memberikan fleksibilitas bagi pemilik bisnis dalam mengelola keuangan perusahaan tanpa harus terikat pada batasan jumlah dana yang sudah ditentukan.

2. Tidak Ada Batasan Waktu atau Periode Tertentu
   Sistem dana tidak tetap tidak membatasi waktu atau periode khusus untuk pengeluaran. Dana dapat digunakan kapan saja dan sebanyak yang diperlukan, tanpa harus menunggu akhir periode anggaran. Dengan demikian, pemilik bisnis dapat mengelola keuangan perusahaan tanpa terikat pada batasan waktu tertentu, sehingga lebih mudah untuk mengakomodasi kebutuhan mendesak atau perubahan yang terjadi di tengah perjalanan.

3. Pengeluaran yang Lebih Fleksibel
   Dengan penerapan sistem dana tidak tetap, pemilik bisnis memiliki fleksibilitas untuk merespons perubahan dan kebutuhan mendesak dengan cepat. Ini bisa dilakukan tanpa harus meminta persetujuan tambahan atau menunggu pengisian ulang kas kecil. Keberadaan dana yang fleksibel memungkinkan perusahaan untuk dapat beradaptasi dengan perubahan pasar atau keadaan yang tidak terduga tanpa mengalami hambatan dalam pengeluaran.

4. Tidak Sesuai untuk Anggaran yang Ketat
   Sistem dana tidak tetap lebih cocok untuk situasi yang memerlukan adanya fleksibilitas dalam pengeluaran dan ketatnya pengendalian dana tidak diperlukan. Namun, dalam konteks anggaran yang ketat, sistem dana tetap sering lebih disukai karena memberikan kendali yang lebih ketat atas pengeluaran. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan kondisi keuangan dan kebutuhan bisnis sebelum memutuskan menggunakan sistem dana tetap atau tidak tetap.

Contoh sistem dana tidak tetap dalam bisnis adalah pada biaya operasional harian. Bisnis dapat memiliki dana yang tersedia untuk pengeluaran sehari-hari seperti biaya bahan baku, biaya tenaga kerja harian, atau biaya pemeliharaan. Dana ini tidak terikat pada alokasi tetap dan dapat digunakan sesuai kebutuhan, sehingga memudahkan pemilik bisnis dalam mengelola keuangan perusahaan sesuai dengan kebutuhan yang ada.

 

Cara Kerja Sistem Dana Tidak Tetap

Dalam sistem dana tidak tetap, organisasi non-profit akan mengumpulkan dana dari berbagai sumber, seperti sumbangan, donasi, atau pendapatan dari kegiatan yang dijalankan. Dana tersebut kemudian akan disimpan dalam rekening yang disebut sebagai dana tidak terikat atau rekening dana umum.

Dengan adanya rekening ini, organisasi dapat mengelola dana yang diterima dengan lebih fleksibel dan dapat menggunakannya untuk keperluan apa pun yang dianggap penting oleh organisasi tersebut. Namun, penggunaan dana tetap harus dilakukan dengan penuh pertimbangan dan kebijakan agar tidak menimbulkan kerugian dan dapat memberikan dampak positif bagi organisasi itu sendiri.

Setiap kali organisasi menggunakan dana dari rekening dana umum, organisasi tersebut harus mencatat penggunaan dana tersebut dalam laporan keuangan yang nantinya akan diserahkan kepada pihak yang memberikan dana. Hal ini penting dilakukan untuk memberikan transparansi dan akuntabilitas atas penggunaan dana yang diberikan.

 

Penerapan Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap

Pada dasarnya, penerapan sistem kas kecil dengan dana tidak tetap adalah proses yang melibatkan serangkaian langkah untuk memastikan pengeluaran kas kecil diatur dan dicatat dengan baik, meskipun tanpa alokasi dana yang tetap. Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam penerapan ini meliputi:

1. Menentukan prosedur yang jelas untuk pengeluaran dari kas kecil. Hal ini penting agar setiap pengeluaran dapat terdokumentasi dengan baik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

2. Meskipun tidak ada alokasi dana tetap, tentukan jumlah dana awal yang akan ditempatkan dalam kas kecil untuk periode tertentu. Hal ini akan membantu mengatur pengeluaran dan memastikan ketersediaan dana yang cukup.

3. Setiap pengeluaran dari kas kecil harus didokumentasikan secara rinci. Dokumen pendukung seperti faktur atau tanda terima harus diperoleh dan dilampirkan ke catatan pengeluaran. Hal ini penting untuk transparansi dan akuntabilitas.

4. Setiap pengeluaran harus dicatat dengan jelas dalam catatan pengeluaran. Informasi yang harus dicatat meliputi deskripsi pengeluaran, tanggal, jumlah yang dikeluarkan, dan nomor referensi dokumen terkait.

5. Ketika jumlah dana dalam kas kecil semakin rendah dan mendekati nol, tentukan prosedur untuk mengisi kembali kas kecil. Ini dapat dilakukan dengan cara menarik dana dari rekening bank dan memasukkan uang tunai ke dalam kas kecil.

Selain langkah-langkah di atas, sebaiknya pemilik bisnis melakukan rekonsiliasi secara berkala untuk memastikan bahwa jumlah dana dalam kas kecil sesuai dengan pencatatan pengeluaran. Hal ini akan membantu dalam mengawasi kebijakan anggaran dan mencegah adanya perbedaan yang tidak tercatat.

Penerapan sistem kas kecil dengan dana tidak tetap membutuhkan perhatian yang ketat terhadap dokumentasi, pengendalian, dan pelaporan. Tujuannya adalah untuk memastikan pengeluaran dana yang bijaksana dan sesuai dengan tujuan organisasi. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, bisa membantu perusahaan untuk mengelola kas kecil dengan lebih efektif dan efisien.

 

Keuntungan dan Kerugian Sistem Dana Tidak Tetap

Keuntungan dari sistem dana tidak tetap adalah fleksibilitas penggunaan dana yang tinggi, sehingga organisasi dapat secara cepat menanggapi kebutuhan yang mendesak atau peluang yang muncul. Dengan adanya sistem ini, organisasi juga tidak harus memikirkan tujuan penggunaan dana sejak awal, sehingga dapat lebih fokus pada pelaksanaan program atau kegiatan yang dijalankan.

Namun, sistem dana tidak tetap juga memiliki beberapa kerugian. Penggunaan dana yang tidak terstruktur dapat menyebabkan pengeluaran yang tidak terkontrol dan dapat mengarah pada penyimpangan dana yang dapat merugikan organisasi tersebut. Selain itu, adanya kelebihan dana yang tidak terpakai dapat menyebabkan terjadinya pemborosan dan dapat menimbulkan pertanyaan dari pihak yang memberikan dana.

 

Kelemahan Sistem Dana Tidak Tetap

Kelemahan sistem dana tidak tetap adalah ketidakstabilan dalam pengelolaan dana yang tidak memiliki jangka waktu yang tetap. Sistem ini umumnya digunakan oleh perusahaan atau organisasi yang membutuhkan fleksibilitas dalam penggunaan dana, seperti pada proyek-proyek yang bersifat sementara atau pada kegiatan yang tidak terjadwal secara rutin. Namun, penggunaan sistem dana tidak tetap juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan.

1. Tidak Dapat Merencanakan Pengeluaran Keuangan Secara Efektif

Salah satu kelemahan utama dari sistem dana tidak tetap adalah sulitnya merencanakan pengeluaran keuangan secara efektif. Ketika tidak ada jangka waktu yang telah ditentukan untuk penggunaan dana, sulit untuk mengetahui berapa banyak dana yang akan digunakan dan kapan dana tersebut harus disiapkan. Hal ini dapat menyebabkan ketidakstabilan dalam pengeluaran keuangan dan sulitnya mengatur anggaran dengan baik.

2. Rentan Terhadap Perubahan Kondisi Finansial

Dengan tidak adanya jangka waktu yang tetap, sistem dana tidak tetap dapat menjadi rentan terhadap perubahan kondisi finansial. Jika terdapat perubahan yang tidak terduga, seperti penurunan pendapatan atau kenaikan harga bahan baku, maka penggunaan dana tidak tetap dapat terganggu dan mengakibatkan ketidakseimbangan keuangan. Hal ini dapat menyebabkan masalah keuangan yang serius bagi perusahaan atau organisasi yang mengandalkan sistem dana tidak tetap.

3. Sulit untuk Mengukur Keberhasilan Proyek atau Kegiatan

Sistem dana tidak tetap dapat menyebabkan kesulitan dalam mengukur keberhasilan proyek atau kegiatan. Tanpa adanya jangka waktu yang jelas, sulit untuk menentukan apakah penggunaan dana telah efisien dan apakah proyek atau kegiatan tersebut telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat menghambat kemajuan perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

4. Kerumitan dalam Pelaporan Keuangan

Penggunaan sistem dana tidak tetap juga dapat menyebabkan kerumitan dalam pelaporan keuangan. Dengan tidak adanya jangka waktu yang tetap, sulit untuk menentukan kapan laporan keuangan harus disiapkan dan bagaimana laporan tersebut harus disusun. Hal ini dapat menyebabkan ketidakakuratan laporan keuangan dan memperlambat proses pengambilan keputusan yang penting.

5. Potensi Kecurangan dan Penyalahgunaan

Sistem dana tidak tetap juga memiliki potensi untuk terjadinya kecurangan dan penyalahgunaan dana. Tanpa adanya pengawasan yang ketat, penggunaan dana tidak tetap dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pribadi atau organisasi yang tidak sah. Hal ini dapat merugikan perusahaan atau organisasi secara finansial dan merusak reputasi mereka.