Pengertian Admin Inventory: Tugas, Keterampilan dan Sistem dan Alat yang Digunakan oleh Admin Inventory

Daftar Isi

 

Pengertian Admin Inventory

Admin Inventory, atau yang sering juga dikenal sebagai Admin Gudang, adalah seorang individu yang bertanggung jawab dalam mengelola dan mengatur semua kegiatan yang berhubungan dengan persediaan barang atau inventaris di sebuah perusahaan. Dengan kata lain, Admin Inventory merupakan orang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan selalu terjaga dan teratur.

 

Tugas Utama Admin Inventory

1. Mengelola Persediaan Barang Tugas utama seorang Admin Inventory adalah mengelola persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini meliputi kegiatan seperti menerima dan mencatat barang masuk, memantau jumlah persediaan yang tersedia, serta mengatur pengiriman barang ke berbagai lokasi yang membutuhkan.

2. Membuat Laporan Persediaan Selain mengelola persediaan barang, seorang Admin Inventory juga bertanggung jawab dalam membuat laporan persediaan. Laporan ini berguna untuk memberikan informasi yang akurat mengenai jumlah persediaan yang ada, barang yang paling sering terjual, dan barang yang paling banyak diminta oleh pelanggan. Laporan ini juga digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam mengatur persediaan barang di masa yang akan datang.

3. Menjaga Kebersihan Gudang Gudang merupakan tempat penyimpanan barang yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Seorang Admin Inventory harus memastikan bahwa gudang selalu dalam keadaan bersih dan rapi sehingga memudahkan dalam proses pencarian dan pengambilan barang. Selain itu, menjaga kebersihan gudang juga dapat mencegah kerusakan dan kehilangan barang yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

4. Mengatur Proses Penerimaan dan Pengiriman Barang Admin Inventory juga bertanggung jawab dalam mengatur proses penerimaan dan pengiriman barang secara efisien. Hal ini meliputi memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang diberikan, serta memantau proses pengiriman barang ke pelanggan yang tepat waktu dan sesuai dengan jumlah yang diminta.

5. Melakukan Pengendalian Persediaan Untuk memastikan bahwa persediaan barang selalu terjaga dan terkendali, seorang Admin Inventory harus melakukan pengendalian persediaan. Hal ini meliputi melakukan pengecekan secara berkala terhadap persediaan barang, mencatat barang yang sudah habis atau rusak, dan menyusun keputusan strategis dalam pengadaan barang baru.

    

Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Menjadi Admin Inventory

1. Keterampilan Manajemen Persediaan Seorang Admin Inventory harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik dalam mengelola persediaan barang. Hal ini meliputi kemampuan untuk menghitung kebutuhan persediaan yang tepat, memantau pergerakan barang, dan merencanakan strategi pengadaan barang yang efisien.

2. Kemampuan Komunikasi yang Baik Sebagai bagian dari tim gudang, seorang Admin Inventory harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini berguna untuk berkomunikasi dengan berbagai pihak seperti pemasok, pelanggan, dan tim lainnya dalam memastikan proses penerimaan dan pengiriman barang berjalan dengan lancar.

3. Keterampilan Organisasi dan Pengaturan Waktu Dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan, seorang Admin Inventory harus memiliki keterampilan dalam mengatur waktu dan mengorganisir tugasnya dengan baik. Hal ini akan membantu dalam menjaga efisiensi dan produktivitas kerja.

4. Kemampuan Analitis Seorang Admin Inventory juga harus memiliki kemampuan analitis yang baik untuk dapat membuat laporan persediaan yang akurat dan menganalisis data persediaan yang ada. Hal ini akan membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dalam mengatur persediaan barang.

5. Keterampilan Teknis Dalam mengelola persediaan barang, seorang Admin Inventory juga akan menggunakan perangkat lunak atau sistem manajemen persediaan. Oleh karena itu, keterampilan teknis seperti penggunaan komputer dan perangkat lunak yang berkaitan dengan manajemen persediaan sangat diperlukan.

 

Jobdesk Admin Inventaris

Sebuah posisi yang penting dalam sebuah perusahaan adalah admin inventaris. Admin inventaris bertanggung jawab untuk mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang berkaitan dengan inventaris perusahaan. Tugas utamanya adalah untuk memastikan bahwa semua barang inventaris tersedia, tercatat, dan dikelola dengan baik untuk kebutuhan operasional dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Merekam dan Memantau Stok Barang Tugas pertama dari seorang admin inventaris adalah untuk merekam dan memantau stok barang. Hal ini meliputi mencatat barang yang masuk, barang yang keluar, serta sisa stok yang tersisa. Admin inventaris juga harus memastikan bahwa semua data yang tercatat akurat dan up-to-date. Dengan melakukan tugas ini, admin inventaris dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki stok barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan dan kebutuhan operasional.

2. Mengkoordinasikan Pengadaan Barang Baru Admin inventaris juga bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan pengadaan barang baru. Ini termasuk mencari dan memilih supplier yang dapat memberikan barang dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif. Selain itu, admin inventaris juga harus memastikan bahwa proses pembelian barang berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Mengelola Penerimaan dan Pengiriman Barang Sebagai admin inventaris, Anda juga harus mengelola penerimaan dan pengiriman barang dengan baik. Hal ini meliputi memeriksa kualitas barang yang diterima, memastikan barang dikirim tepat waktu, serta memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dibuat. Admin inventaris juga harus melakukan inventarisasi secara berkala untuk memastikan bahwa semua barang yang masuk dan keluar tercatat dengan benar.

4. Menjaga Kondisi Barang Selain mengelola stok barang, admin inventaris juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kondisi barang tetap terjaga dengan baik. Hal ini meliputi menjaga kebersihan, mempertahankan suhu yang sesuai untuk barang yang mudah rusak, serta memeriksa dan memperbaiki barang yang rusak. Dengan menjaga kondisi barang yang baik, admin inventaris dapat memastikan bahwa barang-barang tersebut dapat digunakan untuk jangka waktu yang lebih lama.

5. Membuat Laporan Inventaris Admin inventaris juga harus membuat laporan inventaris secara teratur. Laporan ini mencakup semua kegiatan yang terjadi pada stok barang, termasuk jumlah barang yang masuk, jumlah barang yang keluar, serta sisa stok yang tersisa. Laporan ini sangat penting untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis, seperti menentukan waktu yang tepat untuk memesan barang baru atau menyesuaikan harga jual barang.

Kualifikasi yang Dibutuhkan

1. Pendidikan Untuk menjadi seorang admin inventaris, Anda harus memiliki setidaknya gelar sarjana di bidang administrasi, manajemen, atau bidang terkait lainnya. Pendidikan ini akan memberikan pengetahuan dasar yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan posisi ini dengan baik.

2. Kemampuan Analisis Seorang admin inventaris harus memiliki kemampuan analisis yang baik. Hal ini memungkinkan mereka untuk menganalisis data inventaris dengan akurat dan membuat keputusan yang tepat untuk mengelola stok barang perusahaan.

3. Kemampuan Komunikasi Seorang admin inventaris juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini memungkinkan mereka untuk berkomunikasi dengan baik dengan supplier, manajemen, dan departemen lain dalam perusahaan. Kemampuan ini juga diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dan laporan inventaris disampaikan dengan jelas dan tepat waktu.

4. Organisasi yang Baik Sebagai admin inventaris, Anda harus memiliki keterampilan organisasi yang baik. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola stok barang dengan teratur dan efisien. Kemampuan ini juga diperlukan untuk memastikan bahwa semua dokumen dan data inventaris tersimpan dengan baik dan mudah diakses.

5. Pengalaman Kerja Pengalaman kerja di bidang administrasi, manajemen, atau inventarisasi akan menjadi nilai tambah untuk menjadi seorang admin inventaris. Ini akan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan, serta keterampilan praktis yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tersebut dengan baik.

 

 

Sistem dan Alat yang Digunakan oleh Admin Inventory

Dalam dunia bisnis, pengelolaan stok barang merupakan salah satu hal yang sangat penting. Hal ini karena persediaan yang cukup dan tepat dapat menjadi salah satu faktor keberhasilan suatu perusahaan. Untuk menjaga persediaan barang tetap terkontrol dan teratur, diperlukan sistem dan alat yang dapat membantu admin persediaan dalam melakukan tugasnya. Berikut adalah beberapa sistem dan alat yang sering digunakan oleh admin persediaan.

1. Sistem Pencatatan Stok Barang (Manual atau Komputerisasi)

Sistem pencatatan stok barang adalah salah satu alat yang sangat penting bagi admin persediaan. Sistem ini dapat berupa manual atau komputerisasi, tergantung pada ukuran dan kebutuhan perusahaan. Sistem manual umumnya masih menggunakan buku catatan atau lembar kerja untuk mencatat masuk dan keluarnya barang, sedangkan sistem komputerisasi menggunakan perangkat lunak khusus yang dapat merekam data secara otomatis.

Sistem pencatatan stok barang dapat membantu admin persediaan untuk memantau stok barang yang tersedia, stok yang habis, serta stok yang akan habis. Dengan sistem ini, admin persediaan dapat melakukan perencanaan yang lebih baik dalam pengadaan barang agar stok dapat terpenuhi secara tepat waktu.

2. Perangkat Lunak Akuntansi

Perangkat lunak akuntansi adalah salah satu alat yang dapat membantu admin persediaan dalam mengelola keuangan perusahaan. Dengan menggunakan perangkat lunak ini, admin persediaan dapat mencatat semua transaksi yang terkait dengan persediaan barang, seperti pembelian, penjualan, retur, atau pemusnahan barang. Selain itu, perangkat lunak ini juga dapat membuat laporan keuangan yang akurat dan terpercaya.

Dengan adanya perangkat lunak akuntansi, admin persediaan dapat mengontrol pengeluaran dan pemasukan yang terkait dengan persediaan barang, sehingga dapat meminimalkan kesalahan dan kehilangan barang yang tidak tercatat.

3. Aplikasi Manajemen Inventaris

Aplikasi manajemen inventaris adalah salah satu alat yang dapat membantu admin persediaan dalam mengelola persediaan barang secara efektif dan efisien. Aplikasi ini dapat memberikan informasi yang lengkap tentang stok barang, seperti jumlah stok, lokasi stok, serta tanggal kadaluarsa barang.

Dengan menggunakan aplikasi manajemen inventaris, admin persediaan dapat memonitor stok barang yang tersedia secara real time dan memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk mengeluarkan barang dari persediaan. Selain itu, aplikasi ini juga dapat membantu dalam melakukan pembaruan stok barang dan memperbaharui data secara otomatis.

4. Barcode Scanner

Barcode scanner adalah alat yang digunakan untuk membaca kode-kode pada barang yang telah diidentifikasi dengan menggunakan barcode. Alat ini sangat membantu admin persediaan dalam melakukan proses pencatatan stok barang secara akurat dan efisien.

Dengan menggunakan barcode scanner, admin persediaan dapat melakukan inventarisasi barang dengan cepat dan mudah. Alat ini juga dapat membantu dalam memantau stok barang yang masuk dan keluar dari gudang, sehingga dapat menghindari terjadinya kesalahan dan kehilangan barang.

5. Software POS (Point of Sale)

Software POS adalah salah satu alat yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara real time. Alat ini sangat berguna bagi admin persediaan karena dapat memberikan informasi yang lengkap tentang penjualan barang, seperti jumlah barang yang terjual, harga barang, dan total penjualan.

Dengan menggunakan software POS, admin persediaan dapat memantau stok barang yang terjual dan mengidentifikasi barang yang paling laris. Hal ini akan membantu dalam proses pengadaan barang untuk memenuhi permintaan pelanggan.

6. Spreadsheet seperti Excel

Spreadsheet seperti Excel merupakan alat yang sering digunakan oleh admin persediaan untuk membantu dalam pengelolaan stok barang. Dengan menggunakan spreadsheet, admin persediaan dapat membuat daftar barang yang tersedia, harga barang, jumlah stok, dan informasi lainnya yang diperlukan.

Keunggulan dari menggunakan spreadsheet adalah kemudahan dalam penggunaannya. Admin persediaan dapat menyesuaikan tampilan dan fungsi spreadsheet sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, spreadsheet juga dapat digunakan sebagai alat untuk membuat laporan keuangan yang lebih terstruktur dan rapi.