Sistem Informasi Sumber Daya Manusia: Pengertian, Model, Komponen, Keuntungan, Pengelolaan, dsb

Daftar Isi

 

Sumber Gambar : gajihub.com

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola dan memproses data terkait dengan sumber daya manusia di sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem ini berfungsi sebagai alat bantu dalam mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengolah informasi yang berkaitan dengan karyawan, seperti data personal, data kehadiran, data pendidikan, data pelatihan, dan data kinerja.

HRIS merupakan kombinasi antara teknologi informasi dan praktik manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat mengelola dan memanfaatkan sumber daya manusia yang dimilikinya secara lebih baik dan lebih terorganisir.

 

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Manajer dalam suatu perusahaan membutuhkan informasi yang memiliki beberapa karakteristik khusus agar dapat mengambil keputusan yang tepat dalam bidang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Karakteristik informasi yang harus dipersiapkan dalam sistem informasi sumber daya manusia menurut Rahman & Saudin (2022, hlm. 153) antara lain sebagai berikut:

1. Imely (Tepat Waktu) Informasi yang disajikan kepada pemakai harus diberikan dengan baik dan benar. Informasi juga harus selalu ter-update dan disampaikan pada waktu yang tepat sehingga manajer dapat mengambil keputusan yang sesuai dengan kondisi terkini.

2. Accurate (Akurat) Informasi yang diperlukan oleh pemakai harus memiliki tingkat akurasi yang tinggi. Informasi tersebut harus bebas dari kesalahan material dan tidak memiliki pengertian yang menyesatkan. Hal ini penting agar informasi yang diterima dapat diandalkan dan dapat mempengaruhi keputusan manajer dengan tepat.

3. Concise (Ringkas) Manajer harus dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu tanpa harus disajikan dengan terlalu banyak detil. Informasi yang disampaikan harus ringkas namun tetap informatif agar manajer dapat dengan cepat memahami dan mengambil tindakan yang diperlukan.

4. Relevant (Relevan) Manajer harus mendapatkan informasi yang relevan dengan situasi yang dihadapi. Informasi yang disajikan harus sesuai dengan kebutuhan dan lingkup pekerjaan manajer agar dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat.

5. Complete (Lengkap) Manajer harus memperoleh informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong. Informasi yang diberikan harus mencakup seluruh aspek yang dibutuhkan agar manajer dapat memiliki gambaran yang utuh dan akurat dalam mengambil keputusan terkait manajemen sumber daya manusia.

Dengan memperhatikan karakteristik-karakteristik di atas, sistem informasi sumber daya manusia diharapkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam mendukung pengelolaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien di perusahaan.

 

Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Tujuan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menurut Rohman & Saudin (2022, hlm. 153) terbagi menjadi dua aspek utama.

1. Pertama, tujuan sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan efisiensi. Hal ini dilakukan dengan menggabungkan data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia menjadi satu, sehingga proses manajemen menjadi lebih strategis dan terkait langsung dengan perencanaan sumber daya manusia. Sistem informasi sumber daya manusia memberikan manfaat dalam organisasi dengan otomatisasi dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu kerja karyawan dapat dimasukkan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai serta penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2. Kedua, tujuan lain dari sistem informasi sumber daya manusia adalah untuk menjadikannya lebih strategis dan terkait erat dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan memiliki data yang mudah diakses, perencanaan sumber daya manusia dan pengambilan keputusan manajerial akan lebih didasarkan pada informasi yang akurat, daripada hanya mengandalkan persepsi dan pengalaman dari pihak manajerial.

 

 

Fungsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah departemen atau divisi yang bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Departemen ini melibatkan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.

Berdasarkan fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia tersebut, kita dapat membahas lebih lanjut mengenai fungsi sistem sumber daya manusia sebagai berikut:

1. Staffing Employment (Ketenagakerjaan) Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Para manajer memiliki tanggung jawab untuk mengantisipasi kebutuhan sumber daya manusia dalam perusahaan. Departemen sumber daya manusia menjadi semakin penting dalam menyediakan informasi tentang komposisi dan keterampilan tenaga kerja. Meskipun proses penarikan tenaga kerja dilakukan oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain juga terlibat dengan memberikan deskripsi spesifikasi pekerjaan.

2. Performance Evaluation (Evaluasi Kinerja) Penilaian kinerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer bertanggung jawab untuk mengevaluasi kinerja bawahannya, sedangkan departemen sumber daya manusia bertugas mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif. Mereka juga perlu melatih para manajer dalam membuat standar kinerja yang baik dan melakukan penilaian kinerja yang akurat.

3. Compensation (Kompensasi) Koordinasi antara departemen sumber daya manusia dan para manajer diperlukan dalam hal kompensasi atau reward. Para manajer menanggung tanggung jawab kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertugas mengembangkan struktur gaji yang sesuai. Sistem kompensasi harus seimbang antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada karyawan, seperti gaji, bonus, asuransi kesehatan, dan lainnya.

4. Training and Development (Pelatihan dan Pengembangan) Departemen sumber daya manusia membantu para manajer menjadi pelatih yang baik bagi bawahannya dengan menciptakan program pelatihan yang efektif. Mereka juga terlibat dalam program orientasi untuk karyawan baru dan pengembangan keterampilan bagi karyawan yang sudah ada. Departemen ini juga bertanggung jawab dalam pemutusan hubungan kerja dan memberikan solusi terhadap konflik di perusahaan.

5. Employee Relations (Hubungan Karyawan) Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekerja, departemen sumber daya manusia aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan serikat pekerja. Mereka membantu perusahaan dalam menghadapi serikat pekerja dan mengelola persetujuan yang telah disepakati.

6. Safety and Health (Keselamatan dan Kesehatan) Setiap perusahaan wajib memiliki program keselamatan untuk mengurangi kecelakaan kerja dan menciptakan kondisi kerja yang sehat. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk melaksanakan pelatihan keselamatan kerja, mengidentifikasi kondisi berbahaya, dan melaporkan kecelakaan kerja.

7. Personnel Research (Penelitian Personalia) Untuk meningkatkan efektivitas perusahaan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan. Mereka memperhatikan masalah seperti ketidakhadiran karyawan, prosedur penarikan dan seleksi yang baik, serta penyebab ketidakpuasan tenaga kerja.

Dengan menjalankan fungsi-fungsi tersebut secara efektif, manajemen sumber daya manusia dapat membantu meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan dalam organisasi.

 

Keuntungan Penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat mengurangi beban kerja manual yang memakan waktu dan memudahkan proses pengelolaan data. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan, serta memungkinkan fokus lebih pada tugas dan tanggung jawab utama.

2. Mengurangi Risiko Human Error Dengan sistem yang terautomatisasi, risiko human error dalam pengelolaan data karyawan dapat diminimalkan. Hal ini dapat mencegah kesalahan dalam proses penggajian, perhitungan kinerja, dan pembaruan data karyawan.

3. Memudahkan Akses dan Pengolahan Data HRIS memungkinkan data karyawan diakses dan dikelola secara terpusat, sehingga memudahkan pengolahan dan analisis data. Hal ini dapat memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan terkait manajemen sumber daya manusia.

4. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas Dengan sistem yang terstruktur dan terorganisir, HRIS dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan sumber daya manusia. Setiap perubahan data atau keputusan terkait karyawan dapat dilacak dan dicatat, sehingga meminimalkan risiko konflik atau ketidaksesuaian informasi.

5. Memfasilitasi Perencanaan Strategis Dengan data karyawan yang terkumpul dan terorganisir, HRIS dapat memfasilitasi perencanaan strategis perusahaan terkait manajemen sumber daya manusia. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam merencanakan langkah-langkah yang tepat untuk memaksimalkan potensi sumber daya manusia yang dimiliki.

 

 

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah organisasi atau perusahaan. HRIS memiliki beberapa komponen yang sangat penting dalam menjalankan fungsinya sebagai sistem yang efektif dan efisien. Berikut ini adalah komponen-komponen tersebut:

1. Data Karyawan

Komponen pertama dalam HRIS adalah data karyawan. Data karyawan merupakan informasi yang berkaitan dengan identitas, kualifikasi, dan pengalaman kerja dari setiap karyawan yang bekerja di dalam organisasi. Data ini mencakup nama lengkap, alamat, tanggal lahir, pendidikan, pengalaman kerja, dan informasi lain yang diperlukan untuk mengelola sumber daya manusia. Data karyawan ini biasanya disimpan dalam sebuah database yang dapat diakses oleh pihak terkait.

2. Penggajian

Penggajian merupakan komponen yang sangat penting dalam HRIS karena berkaitan dengan pengelolaan gaji dan tunjangan karyawan. Dalam komponen ini, HRIS akan secara otomatis menghitung gaji karyawan berdasarkan data yang terdapat pada sistem. Selain itu, HRIS juga dapat menghitung tunjangan dan pajak yang harus dibayarkan oleh karyawan. Dengan adanya komponen ini, proses penggajian dapat dilakukan lebih cepat dan akurat, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam penghitungan gaji.

3. Rekrutmen dan Seleksi

Komponen ini merupakan salah satu yang paling penting dalam HRIS karena berkaitan dengan proses penerimaan karyawan baru. Dengan adanya HRIS, proses rekrutmen dan seleksi dapat dilakukan secara online, mulai dari pengumuman lowongan, pendaftaran, hingga proses seleksi. Selain itu, HRIS juga dapat menyimpan data calon karyawan dan memudahkan proses screening untuk menentukan kandidat yang paling sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.

4. Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan dan pengembangan merupakan komponen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi karyawan. Dalam HRIS, komponen ini mencakup informasi mengenai pelatihan dan pengembangan yang telah diikuti oleh karyawan, serta rencana pelatihan yang akan dilaksanakan. Dengan adanya komponen ini, manajemen dapat memonitor dan mengevaluasi efektivitas pelatihan yang telah dilaksanakan.

5. Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja adalah proses untuk menilai kinerja karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam HRIS, komponen ini mencatat dan menyimpan data kinerja karyawan, sehingga memudahkan proses evaluasi yang dilakukan secara berkala. Dengan adanya komponen ini, manajemen dapat mengetahui kinerja karyawan secara objektif dan mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan kinerja karyawan yang kurang baik.

6. Manajemen Kontrak dan Dokumen Karyawan

Komponen ini mencakup informasi mengenai kontrak kerja, perjanjian kerja, serta dokumen penting lainnya yang berkaitan dengan karyawan. Dalam HRIS, semua dokumen ini dapat diunggah dan disimpan di satu tempat yang mudah diakses oleh pihak terkait, sehingga memudahkan pengelolaan dan pemantauan dokumen karyawan.

7. Manajemen Absensi dan Cuti

Komponen ini mencatat data absensi dan cuti karyawan secara otomatis. Dengan adanya HRIS, pengelolaan absensi dan cuti dapat dilakukan secara efisien dan akurat, sehingga meminimalisir kesalahan dan penyalahgunaan absensi dan cuti yang dapat mempengaruhi produktivitas karyawan.

8. Manajemen Penghargaan dan Sanksi

Komponen ini mencakup informasi mengenai penghargaan dan sanksi yang diberikan kepada karyawan. Dalam HRIS, data ini dapat diinput dan dipantau oleh manajemen. Dengan adanya komponen ini, manajemen dapat memberikan penghargaan dan sanksi secara tepat dan objektif, serta memantau perkembangan karyawan dalam hal kedisiplinan dan kinerja.

9. Manajemen Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Dalam HRIS, komponen ini menyediakan platform untuk berkomunikasi antara karyawan dengan manajemen dan antar karyawan secara efisien. Selain itu, HRIS juga dapat digunakan untuk mengirimkan pengumuman dan informasi penting kepada karyawan.

10. Laporan dan Analisis

Komponen terakhir dalam HRIS adalah laporan dan analisis. Dalam HRIS, data karyawan yang telah tercatat dapat diolah dan dianalisis untuk menghasilkan laporan yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Laporan ini dapat berupa laporan keuangan, laporan kinerja karyawan, laporan absensi, dan lain-lain.

Dengan adanya komponen-komponen tersebut, HRIS dapat membantu memudahkan pengelolaan sumber daya manusia di sebuah organisasi atau perusahaan. Penggunaan HRIS dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola sumber daya manusia, sehingga dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan kemajuan organisasi.

 

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dari segi input, model sistem informasi sumber daya manusia dapat dibagi menjadi beberapa sub-sistem yang berperan penting dalam pengelolaan informasi terkait dengan SDM. Sub-sistem tersebut antara lain:

1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) SIA merupakan bagian dari HRIS yang menyediakan data akuntansi terkait dengan sumber daya manusia. Dengan adanya SIA, database HRIS dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai data keuangan dan non-keuangan dari sumber daya personil di perusahaan.

2. Penelitian Sumber Daya Manusia Sub-sistem ini berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus yang dilakukan dalam konteks manajemen sumber daya manusia. Contoh penelitian yang termasuk dalam sub-sistem ini adalah Penelitian Suksesi (Succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), serta Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3. Intelijen Sumber Daya Manusia Intelijen sumber daya manusia bertujuan untuk mengumpulkan data yang berkaitan dengan sumber daya manusia dari berbagai lingkungan perusahaan. Lingkungan tersebut meliputi intelijen dari pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing perusahaan. Intelijen sumber daya manusia sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan yang strategis dalam manajemen sumber daya manusia.

Dengan adanya model sistem informasi sumber daya manusia yang terintegrasi dengan baik, perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia mereka dengan lebih efisien dan efektif, serta dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dan tepat dalam mengelola aset manusia sebagai salah satu aset penting perusahaan.

 

Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia tidak bisa dilakukan dalam lingkungan yang tetap dan statis, tetapi harus mengikuti perubahan yang terjadi. Oleh karena itu, proses pengelolaan sumber daya manusia di suatu perusahaan tidak pernah berakhir, demi memastikan bahwa sumber daya yang dimiliki selalu sesuai dengan kebutuhan dan tugas yang harus diemban. Beberapa proses yang dilakukan dalam pengelolaan sumber daya manusia, yang juga terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, antara lain:

1. Perencanaan SDM Perencanaan SDM dilakukan untuk memastikan bahwa sumber daya manusia yang dimiliki selalu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini melibatkan analisis terhadap informasi tentang keahlian, lowongan pekerjaan, dan rencana perubahan pegawai di berbagai bagian perusahaan. Selain itu, informasi tentang kondisi pasar tenaga kerja juga diperlukan.

2. Penerimaan Proses penerimaan ini berkaitan dengan pengadaan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan sebelumnya. Pencarian SDM bisa dilakukan melalui berbagai cara seperti pemasangan iklan di media, perekrutan melalui internet, atau penggunaan jasa penyalur tenaga kerja.

3. Pemilihan Proses pemilihan dilakukan dengan mengevaluasi informasi dari formulir pendaftaran, hasil wawancara, tes keterampilan, dan tes IQ serta EQ. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa SDM yang dipilih sesuai dengan kebutuhan dan rencana perusahaan.

4. Sosialisasi Sosialisasi dilakukan untuk membantu SDM yang baru agar dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja dan tanggung jawab yang diemban. SDM yang baru diperkenalkan dengan rekan kerja dan diberikan pemahaman mengenai tugas dan kewajiban yang harus dijalankan.

5. Pelatihan dan Pengembangan Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM yang sudah ada, agar dapat melaksanakan tugas secara lebih efektif dan efisien. Sedangkan program pengembangan ditujukan untuk memajukan karier dan keterampilan SDM tersebut.

6. Penilaian Kerja Penilaian kerja dilakukan dengan membandingkan kinerja individu atau kelompok dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini penting untuk mengevaluasi pencapaian tujuan dan kinerja SDM.

7. Promosi, Mutasi, Penurunan Pangkat, Pemecatan Keputusan promosi, mutasi, penurunan pangkat, atau pemecatan mencerminkan nilai SDM bagi perusahaan. SDM yang berkinerja baik akan mendapat promosi atau peningkatan keterampilan, sementara yang berkinerja rendah dapat mengalami penurunan pangkat, mutasi, atau pemecatan.

Dengan melaksanakan proses pengelolaan sumber daya manusia secara efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa SDM yang dimiliki selalu sesuai dengan kebutuhan dan dapat memberikan kontribusi yang maksimal dalam mencapai tujuan perusahaan.