Pengertian Surat Adalah - Menurut Para Ahli, Fungsi, Tujuan, Jenis-Jenis dan Sejarah dari Surat

Daftar Isi

 

Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang telah ada sejak lama dan memiliki peran penting dalam menyampaikan informasi, ide, serta perasaan antara individu atau kelompok. Dalam era digital saat ini, meskipun banyak bentuk komunikasi modern yang muncul, surat tetap memiliki tempat tersendiri dalam berbagai aspek kehidupan, baik dalam dunia bisnis, pemerintahan, maupun hubungan personal. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai pengertian surat menurut para ahli, fungsi, tujuan, jenis-jenis surat, serta sejarah perkembangan surat dari masa ke masa.

 

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Surat dapat didefinisikan sebagai suatu bentuk komunikasi tertulis yang ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat adalah tulisan yang dikirimkan kepada seseorang atau sekelompok orang untuk menyampaikan informasi, permohonan, atau pernyataan. Dalam konteks ini, surat berfungsi sebagai media untuk menyampaikan pesan secara formal maupun informal.

Ahli komunikasi, seperti Harold D. Lasswell, menjelaskan bahwa surat merupakan salah satu saluran komunikasi yang efektif untuk menyampaikan informasi. Ia menekankan pentingnya konteks dan tujuan dalam pembuatan surat agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima. Selain itu, surat juga memiliki struktur tertentu yang harus diperhatikan, seperti alamat, tanggal, salam pembuka, isi, dan salam penutup.

Dalam pandangan lain, Dr. R. M. Soekanto, seorang sosiolog, menyatakan bahwa surat tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai dokumen resmi yang memiliki nilai hukum. Surat yang ditandatangani dan memiliki format tertentu dapat digunakan sebagai bukti dalam berbagai urusan, baik bisnis maupun hukum. Hal ini menunjukkan bahwa surat memiliki dimensi yang lebih luas dalam kehidupan masyarakat.

Dari sudut pandang psikologi, surat juga dapat menjadi media untuk mengekspresikan perasaan dan emosi. Dalam banyak kasus, orang merasa lebih mudah untuk mengekspresikan diri melalui tulisan dibandingkan dengan berbicara langsung. Hal ini menjadikan surat sebagai alat yang efektif untuk menyampaikan pesan-pesan yang lebih personal dan emosional.

 

Fungsi Surat dalam Kehidupan Sehari-hari

Fungsi surat sangat beragam, tergantung pada konteks dan tujuan penggunaannya. Salah satu fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi. Dalam dunia bisnis, surat digunakan untuk menyampaikan informasi penting, seperti penawaran produk, kontrak, atau laporan keuangan. Surat resmi yang ditulis dengan baik dapat menciptakan kesan profesional dan meningkatkan kredibilitas pengirim.

Selain itu, surat juga berfungsi sebagai dokumen resmi. Dalam banyak situasi, surat yang ditandatangani dan memiliki format tertentu dapat menjadi bukti hukum yang sah. Misalnya, surat perjanjian antara dua pihak yang berisi kesepakatan tertentu dapat digunakan sebagai alat untuk menegakkan hak dan kewajiban masing-masing pihak. Dalam konteks ini, surat tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai alat untuk melindungi kepentingan hukum.

Fungsi lain dari surat adalah sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara formal. Dalam dunia pemerintahan, misalnya, surat digunakan untuk mengumumkan kebijakan, keputusan, atau informasi penting kepada masyarakat. Surat yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah biasanya memiliki format dan bahasa yang baku agar dapat dipahami dengan jelas oleh masyarakat luas.

Terakhir, surat juga berfungsi sebagai media untuk menjalin hubungan sosial. Dalam hubungan personal, surat dapat digunakan untuk menyampaikan ucapan selamat, ungkapan rasa terima kasih, atau bahkan ungkapan perasaan cinta. Surat yang ditulis dengan tulus dapat mempererat hubungan antarindividu dan memberikan kesan yang mendalam bagi penerima.

 

Tujuan Penulisan Surat

Tujuan penulisan surat sangat bervariasi, tergantung pada konteks dan kebutuhan pengirim. Salah satu tujuan utama adalah untuk menyampaikan informasi. Dalam dunia bisnis, misalnya, surat dikirimkan untuk memberikan informasi tentang produk baru, perubahan harga, atau kebijakan perusahaan. Dengan adanya surat, penerima dapat memperoleh informasi yang jelas dan terstruktur.

Tujuan lain dari penulisan surat adalah untuk melakukan permohonan atau pengajuan. Surat permohonan sering digunakan dalam berbagai konteks, seperti permohonan cuti, permohonan bantuan, atau permohonan izin. Dalam surat permohonan, pengirim biasanya menjelaskan alasan dan tujuan permohonan tersebut agar penerima dapat memahami situasi yang dihadapi.

Selain itu, surat juga ditulis untuk menyampaikan pesan atau perasaan tertentu. Dalam hubungan personal, seseorang mungkin menulis surat untuk mengungkapkan rasa terima kasih, permintaan maaf, atau ungkapan cinta. Surat semacam ini sering kali ditulis dengan bahasa yang lebih emosional dan pribadi, mencerminkan perasaan pengirim.

Tujuan penulisan surat juga dapat mencakup aspek dokumentasi. Dalam banyak kasus, surat digunakan untuk mencatat atau mendokumentasikan suatu peristiwa atau kesepakatan. Surat yang berisi kesepakatan antara dua pihak, misalnya, dapat digunakan sebagai bukti jika terjadi perselisihan di kemudian hari. Dengan demikian, surat berfungsi tidak hanya sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai alat untuk menciptakan catatan yang sah.

 

Jenis-Jenis Surat

Berikut dibawah ini terdapat beberapa jenis-jenis surat, antara lain:

1. Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

• Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.

• Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

• Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

• Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

• Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

2. Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

• Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

• Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

• Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

• Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

• Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

• Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

• Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan Tata Aliran Surat

Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:

1. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
2. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

4. Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:

• Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

• Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

• Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi

5. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

• Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

• Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

• Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

6. Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

• Surat Biasa

 Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

• Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

• Surat Kilat Khusus

 Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima.

• Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

7. Berdasarkan Cara Pengirimannya

1. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.
2. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.
3. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.
4. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

 

Sejarah Perkembangan Surat

Sejarah surat dapat ditelusuri sejak zaman kuno, ketika manusia mulai menggunakan simbol dan gambar untuk berkomunikasi. Pada awalnya, surat ditulis di atas bahan-bahan alami seperti kulit hewan, papirus, atau lempung. Dalam sejarahnya, surat sering digunakan oleh para raja dan pemimpin untuk menyampaikan perintah atau informasi kepada bawahannya.

Pada abad pertengahan, perkembangan surat mengalami kemajuan dengan munculnya sistem pos. Sistem pos pertama kali diperkenalkan di Persia dan kemudian menyebar ke seluruh dunia. Dengan adanya sistem pos, pengiriman surat menjadi lebih terorganisir dan efisien. Hal ini memungkinkan surat untuk digunakan sebagai alat komunikasi yang lebih luas, tidak hanya di kalangan elit, tetapi juga di masyarakat umum.

Di era modern, dengan ditemukannya mesin ketik dan kemudian komputer, proses penulisan surat menjadi lebih cepat dan mudah. Surat yang dulunya ditulis tangan kini dapat diketik dan dicetak dengan rapi. Selain itu, perkembangan teknologi informasi juga membawa perubahan besar dalam cara kita berkomunikasi. Surat elektronik atau email menjadi salah satu bentuk komunikasi yang paling populer saat ini, menggantikan surat fisik dalam banyak aspek kehidupan.

Meskipun teknologi telah mengubah cara kita berkomunikasi, surat tetap memiliki nilai dan tempatnya sendiri. Surat fisik masih digunakan dalam banyak konteks, terutama dalam situasi formal atau ketika diperlukan dokumen resmi. Selain itu, surat yang ditulis dengan tangan sering kali dianggap lebih personal dan memiliki nilai sentimental yang tinggi.

 

Kesimpulan

Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang telah ada sejak lama dan memiliki peran penting dalam menyampaikan informasi, ide, serta perasaan. Pengertian surat menurut para ahli menunjukkan bahwa surat tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai dokumen resmi yang memiliki nilai hukum. Berbagai fungsi dan tujuan penulisan surat mencerminkan pentingnya surat dalam kehidupan sehari-hari, baik dalam konteks bisnis, pemerintahan, maupun hubungan personal. Jenis-jenis surat yang beragam memberikan fleksibilitas dalam penggunaannya, sementara sejarah perkembangan surat menunjukkan betapa pentingnya alat komunikasi ini dalam peradaban manusia. Meskipun teknologi telah mengubah cara kita berkomunikasi, surat tetap memiliki tempat dan nilai tersendiri dalam masyarakat.

 

FAQ

1. Apa saja jenis-jenis surat yang umum digunakan?
Jenis-jenis surat yang umum digunakan antara lain surat resmi, surat pribadi, surat dinas, dan surat elektronik (email). Masing-masing jenis surat memiliki tujuan dan format yang berbeda.

2. Mengapa surat resmi penting dalam dunia bisnis?
Surat resmi penting dalam dunia bisnis karena dapat menciptakan kesan profesional, menyampaikan informasi penting secara formal, serta berfungsi sebagai dokumen hukum yang sah.

3. Bagaimana cara menulis surat yang baik dan benar?
Cara menulis surat yang baik dan benar meliputi penggunaan bahasa yang sesuai, memperhatikan format yang baku, mencantumkan identitas pengirim dan penerima, serta menyusun isi surat dengan jelas dan terstruktur.

4. Apakah surat masih relevan di era digital saat ini?
Ya, surat masih relevan di era digital saat ini, terutama dalam konteks formal dan resmi. Surat fisik juga memiliki nilai sentimental dan dapat digunakan sebagai dokumen yang sah dalam berbagai urusan.