Pengertian Surat Edaran Adalah - Fungsi, Jenis- Jenis, Bagian, dan Contohnya Secara Lengkap

Daftar Isi

 

Via: Materismk.my.id

Pengertian Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat yang di dalamnya terdapat pemberitahuan dengan resmi dari sebuah instansi atau organisasi atau lembaga. Surat edaran berupa surat resmi yang di berikan atau di edarkan secara tertulis dan di berikan atau di tunjukkan untuk berbagai pihak.

Di dalam surat ini terdapat penjelasan tentang suatu hal seperti suatu kebijakan baru yang di terapkan pemimpin, berisi peraturan baru, dan yang lainnya. Surat ini di berikan untuk kalangan umum tetapi berada di dalam suatu raung lingkup tertentu.

Contoh surat edaran yang sering kita temui adalah surat yang di buat kepala sekolah dan di berikan kepada para guru, para siswa, atau seperti surat yang di berikan rector kepada para dosen dan mahasiswanya, dan masih banyak lagi yang lainnya. Surat ini dapat termasuk kedalam surat resmi karena di dalamnya memakai bahasa resmi, jelas, singkat dan padat serta dapat pula mencerminkan ciri dari organisasi yang telah membuatnya.

Fungsi Surat Edaran

Mengacu pada pengertian surat edaran di atas, ada dua fungsi utama surat edaran, yaitu

1. Sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan kepada banyak pihak, dimana isi pemberitahuan tersebut sifatnya umum atau bukan rahasia.
2. Sebagai petunjuk dan penjelasan tentang peraturan/ kebijakan atau tata cara pelaksanaan (bagi instansi), dan sebagai pengumuman atau pemberitahuan (bagi perusahaan swasta).

Jenis-Jenis Surat Edaran

Adapun jenis-jenis dari surat edaran diantaranya ada dua macam yaitu surat edaran yang terbatas dan surat edaran yang tidak terbatas, nah berikut ini penjelasannya:

• Surat edaran terbatas, adalah surat yang biasanya ditujukan dari satu organisasi atau instansi kepada para anggotannya saja, misalnya surat edaran dari koperasi kapada para anggotanya, surat dari ketua osis untuk anggota osis dan lain-lain.
• Surat edaran tidak terbatas, adalah surat yang ditujukan kepada masyarakat luas.

Bagian bagian surat edaran

Terdapat bagian-bagian penting dalam surat edaran, diantaranya yaitu sebagai berikut:

• Kop Surat/ Kepala surat

Di bagian kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat lembaga, instansi atau organisasi. Biasanya kop surat digunakan untuk menunjukan surat formal dan surat non formal. Kemudian diagian ini juga tertulis kata “surat edaran” dengan huruf kapital bergaris bawah. Kemudian pada bagian kiri bawah tertulis nomor surat, sifat surat (misal penting), perihal dan juga alamat yang dituju. Namun kadang ada juga yang nomor suratnya tertulis pada bagian bawah tulisan “surat edaran”. Di bagian kanan tertulis tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat. Terkadang pada bagian ini cara penulisannya suka berbeda-beda tergantung dari yang membuat surat.

• Isi surat

Bagian isi surat adalah bagian yang berisi informasi atau pengumuman yang akan disampaiakan kepada umum. Urutan isi surat yaitu pembuka/ pendahuluan, isi pokok surat dan penutup.

• Kaki surat

Di bagian akhir surat edaran yaitu kaki surat berisi nama jabatan, tanda tangan pengirim surat, nama lengkap, nomor induk pegawai, stempel  (lembaga, instansi atau organisasi) serta tembusan surat kalau ada.

3 Contoh Surat Edaran

Surat edaran adalah salah satu jenis surat yang biasanya digunakan sebagai alat komunikasi resmi dalam berbagai institusi, baik itu pemerintahan maupun swasta. Surat edaran sering kali digunakan untuk menyampaikan informasi penting, pengumuman, atau instruksi kepada sekelompok orang atau pihak tertentu. Dalam artikel ini, akan disajikan tiga contoh surat edaran yang dapat dijadikan referensi dalam penyusunannya.

Contoh Surat Edaran 1: Pemberitahuan Kegiatan Rapat

PT. Maju Jaya
Jl. Kemajuan No. 10
Jakarta, 12345
Telp. (021) 1234567

SURAT EDARAN
Nomor: 15/SE/PJ/2023

Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Rapat

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan
PT. Maju Jaya

Di tempat.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan rapat bulanan untuk evaluasi kinerja dan perencanaan strategi perusahaan, kami mengundang seluruh karyawan untuk hadir dalam rapat tersebut. Adapun rincian kegiatan adalah sebagai berikut:

Hari/Tanggal: Rabu, 15 Maret 2023
Waktu: Pukul 09.00 WIB s.d. selesai
Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 2

Agenda rapat adalah sebagai berikut:

Evaluasi kinerja bulan Februari 2023
Penyampaian rencana kerja bulan Maret 2023
Diskusi dan saran dari seluruh karyawan

Kehadiran saudara sangat diharapkan untuk kelancaran dan keberhasilan rapat ini. Apabila ada pertanyaan, silakan menghubungi bagian HRD.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Maret 2023

PT. Maju Jaya
Manajer Umum

(Tanda Tangan)
Andi Prasetyo

Contoh Surat Edaran 2: Pemberitahuan Libur Nasional

Dinas Pendidikan Kota Jakarta
Jl. Pendidikan No. 5
Jakarta, 12345
Telp. (021) 7654321

SURAT EDARAN
Nomor: 12/SE/DISDIK/2023

Perihal: Pemberitahuan Libur Nasional

Kepada Yth.
Seluruh Kepala Sekolah
SMA/SMK se-Kota Jakarta

Di tempat.

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat edaran dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 1234/A.A5/2023 tentang penetapan hari libur nasional, kami informasikan bahwa akan ada hari libur nasional sebagai berikut:

Hari/Tanggal: Senin, 20 Maret 2023
Perayaan: Hari Raya Nyepi Tahun Saka 1945

Sehubungan dengan hal tersebut, dimohon kepada seluruh kepala sekolah untuk menginformasikan kepada seluruh staff dan siswa agar dapat mematuhi ketentuan tersebut. Kegiatan belajar mengajar akan dilanjutkan pada hari Selasa, 21 Maret 2023.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian. Terima kasih atas kerjasamanya.

Jakarta, 8 Maret 2023

Dinas Pendidikan Kota Jakarta
Kepala Dinas

(Tanda Tangan)
Budi Santoso

Contoh Surat Edaran 3: Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja

Universitas Indonesia
Jl. Raya UI No. 1
Depok, 16424
Telp. (021) 7865432

SURAT EDARAN
Nomor: 07/SE/UI/2023

Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja

Kepada Yth.
Seluruh Dosen dan Staff
Universitas Indonesia

Di tempat.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya kebijakan baru mengenai jam kerja di Universitas Indonesia, kami informasikan bahwa terhitung mulai tanggal 1 April 2023, jam kerja bagi seluruh dosen dan staff akan mengalami perubahan sebagaimana tercantum di bawah ini:

Jam Kerja Baru:
Hari Senin - Jumat:

Pagi: 08.00 WIB - 12.00 WIB
Istirahat: 12.00 WIB - 13.00 WIB
Siang: 13.00 WIB - 17.00 WIB

Hari Sabtu:

Pagi: 08.00 WIB - 12.00 WIB

Perubahan ini dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja dan memberikan waktu lebih bagi staff untuk istirahat dan beraktivitas. Diharapkan dengan adanya perubahan ini, kualitas kerja dapat meningkat.

Kami mohon kepada seluruh dosen dan staff untuk mematuhi jam kerja yang baru. Apabila ada pertanyaan, dapat menghubungi bagian administrasi.

Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Depok, 9 Maret 2023

Universitas Indonesia
Rektor

(Tanda Tangan)
Dr. Ana Rachmawati

Penutup

Ketiga contoh surat edaran di atas menunjukkan berbagai konteks dan tujuan dari penggunaan surat edaran dalam komunikasi resmi. Surat edaran ini tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan informasi, tetapi juga untuk mendorong partisipasi dan keterlibatan dari pihak-pihak yang dituju. Dalam penyusunan surat edaran, penting untuk memperhatikan kejelasan, formalitas, serta penyampaian informasi yang tepat agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai.

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian surat edaran, fungsi surat edaran, ciri-ciri surat edaran, jenis dan bagian-bagian surat edaran. Semoga bermanfaat.

Penelusuran yang terkait dengan Pengertian Surat Edaran

• jurnal pengertian surat edaran
• macam macam surat edaran
• pengertian surat instruksi
• surat edaran perusahaan
• jenis-jenis surat edaran
• pengertian surat himbauan
• contoh surat edaran
• pengertian surat pengumuman
• Materi SMK