Contoh Cara Membuat Surat Pengaduan Barang yang Baik dan Benar

Daftar Isi

 

Surat pengaduan barang merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan untuk menyampaikan keluhan atau masalah yang berkaitan dengan barang yang telah dibeli. Surat ini penting untuk menjelaskan keadaan dan mendapatkan solusi dari pihak yang berwenang, seperti penjual atau distributor. Berikut adalah enam contoh cara membuat surat pengaduan barang yang baik dan benar.

 

Contoh Surat Pengaduan Barang yang Rusak

TOKO INGIN JAYA
Jln. T. Abdul manan No. 23a
Banda Aceh
Telp. 0651 68934 Fax. 68934 =====================================================================

Banda Aceh, 25 Januari 2025

Nomor :  40/IJ/V/2025

Kepada
PT Maju Bersama
Jln. Senopati No. 107
Jakarta

Perihal     :  Pengaduan Kerusakan Barang
Lampiran :  1 lembar faktur

Dengan hormat,
Barang pesanan dari Saudara yang berupa :

1. 10 Unit Kulkas
2. 5 Unit Mesin Cuci
3. 10 Unit TV LED
4. 15 Unit Kipas Angin
5. 10 Unit AC

Sudah kami terima. Dan atas pelayanan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Namun pada waktu barang pesanan kami buka, sedikit ada kekecewaan dari kami karena ternyata terdapat 3 Unit Monitor TV LED yang pecah sehingga tidak dapat kami jual.
Oleh karena itu,, kami menyatakan bahwa 3 unit TV yang monitornya pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan kembali 3 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Toko Ingin Jaya
Muksalmina
Pemilik

 

Contoh Surat Komplain Barang Rusak

TOKO SAUDARA BARU
Jln. Pertiwi No. 45 Medan
Telp. 023 67578 Fax. 57578 =====================================================================

Nomor :  035/SB/IV/2017                                                      Medan, 25 Januari 2025 Kepada
PT. LESTARI JAYA
Jln. Ahmad Yani No. 69
Jakarta
Perihal :  Pengaduan Kerusakan Barang
Dengan hormat,
Barang kiriman Anda yang berupa 20 (Dua Puluh) buah Air Conditioner merk “ABC” telah kami terima. Atas pelayanan Anda, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang akan digunakan, kami sedikit kecewa karena ternyata ada 7 (tujuh) buah Air Conditioner yang tidak keluar udara sejuknya.

Sesuai dengan perjanjian Anda yang akan memberikan garansi 6 (enam) bulan dan apabila terdapat kerusakan akan memberikan pelayanan untuk memperbaiki secara cuma-cuma, maka kami mohon kepada anda mengirimkan montir untuk memperbaiki barang tersebut.
Demikian kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Toko Saudara Baru
Munawir
Manajer Penjualan

 

 

1. Contoh Surat Pengaduan Barang Rusak

Kepada Yth: Manajer Customer Service
Toko Elektronik ABC
Jl. Melati No. 10
Jakarta

Perihal: Pengaduan Barang Rusak

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Anda]
Alamat: [Alamat Anda]
No. Telepon: [Nomor Telepon Anda]
Email: [Email Anda]

Dengan ini, saya ingin mengajukan pengaduan terkait barang yang saya beli di Toko Elektronik ABC pada tanggal [tanggal pembelian]. Barang yang saya beli adalah [sebutkan barang] dengan nomor faktur [nomor faktur].

Setelah saya menerima dan menggunakan barang tersebut, saya mendapati bahwa barang tersebut dalam keadaan rusak. [Jelaskan secara rinci masalah yang terjadi, misalnya: "Barang tidak dapat berfungsi dengan baik, terdapat kerusakan fisik, atau bagian yang hilang."]

Saya telah mencoba untuk menghubungi customer service melalui [nomor telepon/email] tetapi belum mendapatkan solusi yang memuaskan. Oleh karena itu, saya berharap pihak Toko Elektronik ABC dapat segera menanggapi pengaduan ini dan memberikan solusi, baik berupa penggantian barang atau perbaikan.

Demikian surat pengaduan ini saya buat. Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
[Nama Anda]

 

---

2. Contoh Surat Pengaduan Barang Tidak Sesuai Pesanan

Kepada Yth: Manager Penjualan
Toko Online XYZ
Jl. Kenanga No. 5
Bandung

Perihal: Pengaduan Barang Tidak Sesuai Pesanan

Dengan hormat,

Saya, [Nama Anda], alamat [Alamat Anda], dengan nomor telepon [Nomor Telepon Anda], ingin mengajukan pengaduan terkait dengan barang yang saya terima dari Toko Online XYZ pada tanggal [tanggal penerimaan barang].

Saya telah melakukan pemesanan barang berupa [sebutkan nama barang] dengan nomor pesanan [nomor pesanan]. Namun, pada saat menerima paket, saya menemukan bahwa barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, yaitu [jelaskan perbedaan, misalnya: "Barang yang saya terima adalah warna merah, sedangkan yang saya pesan adalah warna biru."]

Saya berharap agar pihak Toko Online XYZ dapat segera memberikan solusi terhadap masalah ini, baik berupa pengembalian barang atau pengiriman barang yang sesuai dengan pesanan saya.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat saya,
[Nama Anda]

 

---

3. Contoh Surat Pengaduan Barang Hilang

Kepada Yth: Kepala Gudang
Distributor Perlengkapan Olahraga DEF
Jl. Anggrek No. 8
Semarang

Perihal: Pengaduan Barang Hilang

Dengan ini saya, [Nama Anda], yang beralamat di [Alamat Anda], ingin mengajukan pengaduan mengenai barang yang saya pesan dari Distributor Perlengkapan Olahraga DEF pada tanggal [tanggal pemesanan].

Barang yang saya pesan adalah [nama barang] dengan nomor pesanan [nomor pesanan]. Namun, hingga saat ini, barang tersebut belum saya terima, meskipun telah lewat dari estimasi waktu pengiriman yang dijanjikan.

Saya sudah menghubungi customer service dan mendapatkan informasi bahwa barang saya telah dikirim, tetapi saya belum menerima barang tersebut. Saya berharap pihak distributor dapat melakukan investigasi mengenai hal ini dan memberikan klarifikasi serta solusi secepatnya.

Demikian surat pengaduan ini saya buat. Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat saya,
[Nama Anda]

 

---

4. Contoh Surat Pengaduan Barang dengan Kualitas Buruk

Kepada Yth: Manajer Produksi
Perusahaan Fashion GHI
Jl. Melur No. 20
Yogyakarta

Perihal: Pengaduan Kualitas Barang

Dengan hormat,

Saya, [Nama Anda], dengan alamat di [Alamat Anda] dan nomor telepon [Nomor Telepon Anda], ingin mengajukan pengaduan terkait dengan barang yang saya beli dari Perusahaan Fashion GHI pada tanggal [tanggal pembelian].

Barang yang saya maksud adalah [sebutkan nama barang], dan saya mendapati bahwa kualitas barang tersebut tidak sesuai dengan yang dijanjikan. [Jelaskan mengenai kualitas barang, misalnya: "Terdapat noda pada kain, jahitan yang tidak rapi, atau bahan yang tidak sesuai dengan deskripsi."]

Saya berharap pihak Perusahaan Fashion GHI dapat memberikan solusi terhadap masalah ini, seperti pengembalian barang atau penggantian dengan barang yang berkualitas baik.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat saya,
[Nama Anda]

 

---

5. Contoh Surat Pengaduan Barang Sudah Melebihi Garansi

Kepada Yth: Customer Service
Toko Peralatan Rumah Tangga JKL
Jl. Mawar No. 15
Medan

Perihal: Pengaduan Barang Sudah Melebihi Masa Garansi

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Anda]
Alamat: [Alamat Anda]
No. Telepon: [Nomor Telepon Anda]

Saya mengajukan pengaduan terkait dengan barang yang saya beli di Toko Peralatan Rumah Tangga JKL pada tanggal [tanggal pembelian]. Barang yang saya beli adalah [nama barang] dengan nomor faktur [nomor faktur].

Meskipun barang tersebut sudah melebihi masa garansi, saya merasa perlu untuk mengajukan pengaduan karena barang tersebut tiba-tiba tidak berfungsi dengan baik. [Jelaskan masalah yang terjadi, misalnya: "Muncul suara berisik, atau tidak bisa menyala sama sekali."]

Saya berharap pihak Toko Peralatan Rumah Tangga JKL dapat memberikan solusi atau rekomendasi yang tepat untuk menangani masalah ini.

Demikian surat pengaduan ini saya buat. Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat saya,
[Nama Anda]

 

---

6. Contoh Surat Pengaduan Barang yang Tertukar

Kepada Yth: Manager Pengiriman
Toko Sembako MNO
Jl. Cempaka No. 7
Surabaya

Perihal: Pengaduan Barang Tertukar

Dengan hormat,

Saya, [Nama Anda], alamat [Alamat Anda], nomor telepon [Nomor Telepon Anda], ingin mengajukan pengaduan mengenai kesalahan pengiriman barang dari Toko Sembako MNO. Pada tanggal [tanggal pemesanan], saya memesan [sebutkan nama barang] dengan nomor pesanan [nomor pesanan].

Namun, ketika barang tiba, saya menerima [sebutkan barang yang diterima], yang jelas berbeda dari pesanan saya. Hal ini sangat mengganggu, terutama karena saya sangat memerlukan barang yang saya pesan.

Saya mohon agar pihak Toko Sembako MNO segera menanggapi pengaduan ini dan memberikan solusi yang memuaskan, baik dengan mengirimkan barang yang benar atau memberikan kompensasi yang tepat.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat saya,
[Nama Anda]

 

---

Dalam membuat surat pengaduan, penting untuk menyertakan informasi yang jelas dan lengkap, seperti identitas diri, rincian barang, serta deskripsi masalah yang dihadapi. Dengan demikian, pihak yang menerima surat dapat segera merespons dan memberikan solusi yang diharapkan. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan formal, sehingga surat pengaduan Anda dapat diterima dengan baik.